الدكتورة عفاف محمد الحسن الأمين العام لدار الوثائق لـ(الصيحة):     نحتاج إلى أكثر من (15) مليار جنيه لإعادة ترميم الوثائق سنوياً

حوار / محيي الدين شجر / انضال / قسمة   15 اغسطس 2022م

لابد أن كثيرين مروا بدار الوثائق القومية مرور الكرام لكنهم لم يدروا ما بداخلها من تراث راسخ ووثائق مهمة لا تقدَّر بثمن.

(الصيحة) لسبر أغوار هذا المرفق المهم التقت بالأمين العام لدار الوثائق  الدكتورة عفاف محمد الحسن إبراهيم، أستاذة علوم المعلومات والمكتبات المساعد جامعة الخرطوم كلية الآداب رئيس قسم  المعلومات والمكتبات السابق بجامعة الخرطوم. حيث تم تعيينها للمنصب في يوم السادس والعشرين من مايو عام 2021م، حيث أكملت عاماً ونيف فقط منذ توليها المناصب.

حيث أوضحت الدكتورة عفاف محمد الحسن، أن ترميم الوثائق بالدار يحتاج  سنوياً إلى أكثر من (15) مليار جنيه، سنوياً، وأشارت إلى أن الوثائق عمرها يزيد عن مائة عام وتتعرَّض إلى التلف نتيجة لطول فترة الحفظ وبسبب الاستخدام ولطبيعة الورق .

وذكرت أنهم شرعوا في تطوير عملية حفظ الوثائق عن طريق رقمنة الوثائق  في نظام إلكتروني يسهم في عملية إدارة الأرشيف السوداني أو الوطني بعد أن تبرَّعت جهة وطنية بشراء النظام.

وكشفت بأنها نجحت الشهر الماضي في الحصول على الفهارس السودانية في حقبة الحكم التركي في السودان من الأرشيف العثماني عبر تفاهم مع الجانب التركي، كما تطرَّقت الدكتورة عفاف إلى كثير من القضايا المهمة بدار الوثائق.

خلال العام هل حدث تطور بالدار منذ إنشائها باتباع حفظ متطوِّر أم لا زالت تعمل عملها التقليدي؟

يتم حفظ الوثائق حفظاً تقليدياً وغير تقليدي، الحفظ التقليدي هو عملية الحفظ في محفوظات وصناديق الحفظ ويتم استخدام الوثيقة في ذاتها في صورتها الأصلية، ولكن الحفظ الرقمي هو رقمنة الوثائق في نظام إلكتروني يسهم في عملية إدارة الأرشيف السوداني أو الوطني ويعمل على تسيير الوثائق الأرشيفية ويعمل على حفظ الوثيقة في صورتها الأصلية وفي أصلها ويتم التعامل مع الصورة في جهاز الحاسوب.

هل تم هذا المشروع؟ 

الآن نحن بصدده، حيث وجدنا تمويلاً من جهة ما، في السودان مشكورين على تبني شراء نظام لإدارة الأرشيف الوطني السوداني، وبدأنا في عملية شراء النظام وتدريب وتأهيل العاملين وأول دورة تدريبية إن شاء الله سوف تغادر إلى جمهورية مصر العربية للتدريب على التحوُّل الرقمي والأرشفة الإلكترونية .كما لنا تدريب محلي بالسودان في التحوُّل الرقمي والأرشفة الإلكترونية.

متى تتوقعين الانتهاء من هذا المشروع؟

إذا تحدثنا عن مشروعات الرقمنة والتحوُّل الرقمي فإنها تتطلب وضع استراتيجية لها أزمان محدَّدة لأننا في دار الوثائق نتعامل مع وثائق تجاوز عمرها المائة عام وبالتالي نحن نقوم بعملية الصيانة والترميم ثم عمليات الرقمنة والمسح الإلكتروني ثم بعد ذلك عملية التسكين في النظام بعد بناء الوصف الأرشيفي الرقمي للوثائق، وهذا يتطلب منا أن نضع زمن يتناسب مع حجم وثائق دار الوثائق ويتناسب مع الأرشيف الوطني السوداني الذي تجاوز ثلاثين مليون وثيقة، نحن نتحدَّث عن تراث ضخم ثر ومعارف متنوِّعة ومختلفة ومتعدِّدة وهذا يتطلب منا وضع زمن يتناسب مع الموجودات في دار الوثائق.

هل وضعتم هذا الزمن؟

نحن سنوزع الزمن على فترات محدَّدة أربع سنوات، ثم أربع سنوات، ثم أربع سنوات، تقريباً من (10) سنوات إلى (12) عاماً، سنكمل كل ماهو موجود بدار الوثائق، وقد يكون أقل من ذلك وفق ماتيسَّر لنا أو الدعم الذي يأتينا من حكومتنا بالإضافة إلى عملية التوظيف ذاتها لأننا نحتاج إلى عدد من العاملين بدار الوثائق المدربين الذين يستطيعون التعامل مع التقنية الخ…

ماهي أبرز الوثائق الموجودة؟

كل ماهو موجود مهم.

نريد نماذج وتصنيفات؟

دار الوثائق هي مقسَّمة إلى حقب تاريخية الحقبة التاريخية الأولى تغطي لنا الفترة من (1504) إلى (1916) هي فترة المماليك الإسلامية في تلك الفترة من أكثر المخطوطات شهرة تاريخ ممالك سنار وكتاب طبقات ود ضيف الله، من الكتب النادرة التي تتحدث عن الكرامات وتاريخ ملوك سنار يتحدث عن الحياة السودانية في حقبة زمنية محدَّدة من أقيم المخطوطات .

الحقبة التاريخية الثانية هي حقبة 1821م إلى حقبة 1881م هي حقبة الحكم التركي في السودان على الرقم من أن عددها غير كثير، لكن نحن تمكَّنا من الحصول على فهارس تلك المجموعة من الأرشيف العثماني، وفي الشهر السابق كنت في زيارة إلى الأرشيف العثماني وتمكَّنت من الحصول على الفهارس السودانية في الأرشيف العثماني، وأيضاً لنا اتفاقية تفاهم مع الأرشيف العثماني ثم يتم إتاحة الوثائق التي نحتاج إليها والتي تتحدث عن السودان في فترة الحكم التركي في السودان، أما الحقبة الثالثة فهي حقبة 1881م إلى 1899م، مع الثورة المهدية إلى نهاية الثورة المهدية في السودان وتعتبر من أخصب الحقب التي تحدثت عن السودان ومجموعتها ثرة جداً وبعد ذلك توجد حقبة 1899م إلى 1956م، حقبة الحكم الإنجليزي المصري في السودان وفيها مجموعات كذلك ثرة وفي تلك الفترة كان التوجه إلى تأسيس مكتب محفوظات السودان لحفظ الوثائق المالية والوثائق القضائية، لأن السكرتير الإداري والسكرتير المالي في ذلك الزمان  استشعر بأن الوثائق المالية تعرَّضت إلى تهتك وتحطيم ولابد من التفكير في وجود مركز لمحفوظات السودان وبالفعل ففي عام 1948م، كان تأسيس مكتب محفوظات السودان الحقبة الرابعة هي التي أتت بعد الحكم الثنائي فترة الحكم الوطني التي بدأت منذ العام 1956م وحتى الآن .

الاستمرار في النظام التقليدي المتبع في دار الوثائق لفترة طويلة هل أدى إلى تلف الوثائق؟

وثائقنا محفوظة في مستودعات حفظ وصناديق حفظ وإذا تعرَّضت مجموعة إلى تلف غالباً يكون بسبب عامل الزمن الطويل وأحياناً الاستخدام، ولكن من حيث الحفظ تحفظ في مستودعات حفظ جيِّدة ومتينة لا يمكن أن يتم دخول فار، ولكن لعامل الزمن وطبيعة الورق يمكن أن يؤثر في الوثيقة وبدار الوثائق إدارة تعرف بمختبر دار الوثائق القومية تقوم بعملية الصيانة والترميم بصفة مستديمة لإنقاذ الوثائق من المشكلات التي يمكن أن تتعرَّض لها الوثائق.

ماهو أول مقر لدار الوثائق؟

كانت في مكتب الخارجية بوزارة الداخلية ثم بعد ذلك في سرايا المهدي شارع الجمهورية ثم بعد ذلك نقلت للمقر الدائم لدار الوثائق القومية .

هل هنالك وثائق اختفت أو سرقت؟

نحن نطالع كثيراً أن دار الوثائق تعرَّضت إلى سرقة، لكن فعلاً قبل استلامي المهام حصل فقدان لجهاز حاسوب لابتوب وتم التبليغ وتم التحري الكامل وتم العثور على جهاز الحاسوب واكتشفوا أن الجهاز لم يتعرَّض إلى أي شئ لا مسح لا تلف وفقاً للرأي الفني للجهات الجنائية المسؤولة فحص الأجهزة التي تعرَّضت للسرقة . فلم نعرف المغزى من السرقة.

هل هنالك دور وثائق ولائية؟

دار الوثائق لها قانون يحميها وأول قانون كان في 1965م، وله اللوائح التفسيرية التي تفسر القانون ثم في 1982م، حدث تحديث للقانون وفي عام  2005م، لكي يتناسب مع التطورات التي تحدث في بيئة الوثائق وعملية حفظ وجمع الوثائق والتعامل الرقمي وتوجد مادة في قانون دار الوثائق القومية بأن يكون لدار الوثائق مراكز في الأقاليم وتشرف عليها دار الوثائق القومية إشرافاً فنياً وإلى حد ما، إداري، هنالك بعض الأرشيفات الولائية في دارفور مركز بعد أن تم التصديق له تم تحويله إلى جهة ما، لا أدري لماذا الآن نحن بصدد تفعيل المراكز الفرعية في ولايات السودان كلها الآن يوجد أرشيف مشروع الجزيرة وأرشيف لبعض الحكومات ونحن بصدد تأسيس تلك المراكز وهنالك أتيام تخرج للولايات منذ تأسيس الدار لتقوم بجمع الوثائق وجلبها لدار الوثائق وعمليات التدريب.

بعد انفصال الجنوب هل هنالك وثائق خاصة بدولة جنوب السودان؟

طبعاً، توجد وثائق خاصة بدولة الجنوب.

هل استردتها حكومة الجنوب؟

لا، لم تسترد أي وثيقة والتسليم طبعاً يتم عن طريق اتفاقيات بين الدولتين .

هل هنالك وثائق للأهالي؟

واحدة من اتجاهاتنا وثائق الأهالي ونتطلع  بأن يتم رفع الوعي عند الأهالي لإيداع وثائقهم لأنهم  في كثير من الأحيان يعتبروا أن الوثائق ضمن ممتلكاتهم ويتعذر أن نقوم بإقناعهم بإيداع وثائقهم للدار. الدار تشتغل في اتجاهين الوثائق الرسمية ووثائق الأهالي ولنا  مكتبات خاصة بوثائق الأهالي .

ماهي أبرز وثائق الأهالي؟

هنالك مجموهة المؤرخ عبد الرحيم وفي عهدي تم إيداع وثائق البروفيسور سوار الذهب الإداري بطلب منه، وأشكره أنا، لأنه سجَّل زيارة وطلب إيداع وثائقه بدار الوثائق القومية برجاء استلامها بالفعل زرناه بمنزله وأكرمنا وتم تسليم الوثائق وكذلك عملية التنظيم الفني وتم إيداعها.

هنالك صور ووثائق بوزارة الإعلام ما علاقتكم بتلك الوثائق؟

قبل استلامي كانت هنالك لجنة بأن يتم إيداع الصور بدار الوثائق القومية، لكن يبدو أن وزارة الإعلام اعتبرت أن تلك الصور جزء من رصيدها الأدبي الفني واحتفظت بوثائقها.

لقد نشرت أخبار من قبل أن وزارة الإعلام سلَّمت رجل الأعمال أسامة داوود أرشيف الوزارة من صور نادرة  لأجل مشروع متطوِّر يقوم به لحفظها؟

لا أدري بالاتفاق الذي تم بين أسامة داوود ووزارة الإعلام ولا يحق لي أن أتحدث عما تم بين وزارة الإعلام والسيد أسامة داوود، سمعت أنا كما سمعت ولا أدري ماذا تم بينهما.

في تقديرك ما رأيك في أن تتولى جهة مقتدرة قضية حفظ أرشيف الصور الخاص بوزارة الإعلام؟

لا تعليق لي.

نحن الأولى بوثائق السودان وبوثائق المؤسسات الحكومية، نحن الجهة المناط بها حفظ وثائق المؤسسات والوزارات .

وهذه رسالة وقانون دار الوثائق القومية يعطي دار الوثائق القومية الحق في الحصول على وثائق المؤسسات الحكومة والتقارير الإدارية والمكاتبات وتاريخ تطور المؤسسة وقوانين والخ… نحن أيضاً الجهة القيمة للوقوف على إبادة الوثائق وحرق الوثائق والمؤسسات تعلم ذلك وأي عملية تنظيم أو إبادة تتم بمخاطبة دار الوثائق القومية للوقوف على ذلك نحن مسؤولين بعملية تنظيم الوثائق المصلحية والأرشيفات المصلحية في المؤسسات الحكومية وهي الجهة القيمة على بناء الأرشيف المصلحي وهي المسؤولة والقيمة على تفتيش الأرشيفات في المؤسسات الحكومية.

ماهي المشاكل التي تواجهكم؟

مشاكل تحسين شروط العاملين وحينما استلمت مهمتي كنت مهتمة بإنسان دار الوثائق ووثائق دار الوثائق القومية، لأن الاثنين يعملان مع بعضهما البعض فواحدة من مشكلاتي هي تحسين شروط خدمة العاملين بدار الوثائق القومية لماذا لأن الآن الشروط غير مجزية وهذا يؤدي إلى تسريب العاملين وإلى طلب الانتقال من الدار، وكلنا يعلم تماماً شظف العيش والضائقة الاقتصادية كل فترة يصلني طلب لكادر مدرَّب للبحث عن وظيفة في مكان آخر، لذا منذ أتيت أنا أطالب بتحسين شروط العاملين بدار الوثائق، تم تحسين جزء من الشروط ووعدوني خيراً بالباقي وأنا أطالب من خلال هذه السانحة بتحسين شروط الخدمة للعاملين والزيادات التي حدثت غير مجزية، أطالب بطبيعة العمل لأن العاملين يعملون في ظروف صعبة ويتعاملون مع وثائق تحفظ في أماكن لا تتناسب مع أماكن الحفظ ويتعاملون في أماكن تحفظ فيها الوثائق في بدرون أو تحت السلم، كذلك الصحة المهنية وافقت أن دار الوثائق من الجهات التي فيها طبيعة العدوى وهي غير مجزية ونخجل نصرفها نحتاج إلى بدل العدوى وإلى الحافز السنوي وتم رفعه من دار الوثائق ونحن نطالب بإرجاعه.

أناشد بتحسين شروط الخدمة للعاملين بدار الوثائق.